業種別ソリューション

不動産業務に合わせた顧客・物件管理システム

物件の情報が複数の台帳にあると、現在の募集状況、顧客への最終連絡、不足している書類を調べるのに時間がかかります。仲介、賃貸管理、事務管理など、御社の業務範囲に合わせてシステムを設計します。物件と見込み客、予定、書類、担当者を関連付け、次に何をするかを確認できる形にします。

日々の業務で整理したいこと

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物件の属性、写真、書類、公開状況について必要な項目を定めます。変更できる人と公開を承認する人を分けることもできます。建物や開発案件に複数の区画を関連付けるかは、管理方法に合わせて判断します。

希望条件、問い合わせの経路、内覧予定、コメント、次の対応を記録します。共有リストで担当を分け、重複した連絡を避けられるようにします。顧客や所有者の個人情報は閲覧範囲を明確にします。

必要書類、作業、期日、登録済みの支払いをつなぎます。状態や金額の意味を先に決め、入居や回収の報告で予測と確定した取引が混ざらないようにします。集計から対象の記録に戻れる構成を検討します。

業務の流れの一例

物件台帳、問い合わせ票、書類一覧の例をご用意ください。利用者の役割、情報の管理責任、保管のルールを確認します。最初の問い合わせから案件終了までを試し、どの記録を更新すればよいかをチームに説明します。

売買仲介と賃貸管理を一緒に扱えますか。

両方を対象にする場合も、業務の流れは分けて整理します。賃貸の期日や支払いと、売買の見込み案件では必要な情報が異なります。単一の状態にまとめる前に、権限や報告の目的を確認します。

物件をウェブサイトにも掲載できますか。

公開を承認したデータを使うサイトを検討できます。掲載する写真と項目、社内だけに残す情報、募集状況が変わった場合の取下げ方法を定めてから、連携方法を選びます。

整理したい業務、利用する方、現在のツールを共有してください。最初に開発する範囲と、確認すべき条件を一緒に整理します。