Dossiers clients et collecte documentaire
Constituez un dossier avec responsables, pièces attendues et échéances. Décidez ce qui doit entrer dans l’application et ce qui reste dans votre système documentaire existant.
Des logiciels adaptés à votre secteur
Logiciel pour les équipes financières et administratives
Les équipes financières et administratives ont besoin de savoir qui a fourni une pièce, quelle version a été contrôlée et ce qui attend encore une validation. Les e-mails et fichiers dispersés compliquent les transmissions. ArchiSoftwares peut développer un logiciel de suivi autour de vos procédures et niveaux de responsabilité.
Les difficultés à résoudre au quotidien
- Suivre les pièces manquantes et échéances sans dépendre des rappels conservés dans une messagerie individuelle.
- Distinguer préparation, contrôle et validation pour donner un sens constant au statut de chaque dossier.
- Rapprocher suivi de facturation et règlements des pièces de référence utilisées par votre équipe comptable.
Les modules à envisager pour votre activité
Glissez pour découvrir
Circuits de contrôle et de validation
Définissez étapes, niveaux d’autorisation et retours pour correction. Conservez un historique utile des décisions avec la version du document effectivement examinée par le responsable.
Pilotage de l’activité et facturation
Suivez charge des équipes, actions clients en attente et situation administrative des règlements. Les sources et méthodes de calcul sont convenues pour que chaque chiffre reste explicable.
Un exemple de parcours connecté
Un dossier client préparé pour validation interne
- 01Ouvrir le dossier et désigner les responsables.
- 02Collecter les pièces et signaler les informations absentes.
- 03Contrôler le dossier et consigner les corrections demandées.
- 04Valider l’étape convenue et conserver son historique.
Préparer notre premier échange
Apportez un dossier anonymisé, une matrice de validation, une liste de pièces et un tableau de gestion. Identifiez données sensibles, durées de conservation attendues et outils comptables ou documentaires à relier.
Vos questions avant de commencer
Est-ce un remplacement de notre logiciel comptable ?
Pas automatiquement. Un outil de suivi peut organiser dossiers et validations tandis que la comptabilité conserve son rôle de référence. Nous examinons responsabilités, ressaisies et formats d’échange pris en charge avant de proposer une connexion.
Comment définir les accès aux documents sensibles ?
Votre équipe précise les rôles, dossiers restreints et pouvoirs de validation. Ces décisions deviennent des exigences vérifiées sur des cas représentatifs. Hébergement, conservation, historique et authentification sont à cadrer dès l’étude du projet.
Partons du fonctionnement que vous voulez améliorer
Présentez les utilisateurs, les étapes qui ralentissent votre activité et les informations qui vous manquent. Nous pourrons définir ensemble un premier périmètre utile.